Email: una risorsa per l'azienda

Come strutturare una corretta gestione della posta elettronica attraverso l'archiviazione centralizzata, tutelandosi dai rischi derivanti dai guasti ai sistemi.

Email: una risorsa per l'azienda

La comunicazione tra aziende, anche per la trasmissione di documenti ufficiali, è diventata semplice e veloce a partire dalla diffusione dell'utilizzo della posta elettronica. L'invio di email per la condivisione di informazioni, offerte e proposte commerciali, documentazione relativa ai processi di lavorazione è ormai pratica consolidata.

Ogni giorno al nostro indirizzo di posta elettronica aziendale riceviamo decine di email. La casella di posta diventa un melting pot di annunci, inviti a webinar ed eventi, newsletter di aggiornamento e comunicazioni di servizio, ma soprattutto: comunicazioni importanti in merito ad attività in corso e processi su cui si sta lavorando.

Tra tutte le email che riceviamo nella nostra casella di posta, molte sono importanti comunicazioni di clienti e fornitori, una parte integrante del nostro rapporto di lavoro, parte essenziale del processo di produzione, integrata in ogni fase di lavoro. Come fare affinché non vengano inghiottite nel mare magnum delle comunicazioni quotidiane?

Dove viene conservata la nostra comunicazione via email?

Un flusso così importante e costante di informazioni deve essere supportato da una struttura solida e sicura. Prendiamo infatti in considerazione gli aspetti tecnici: dove raccogliamo e conserviamo i messaggi email che riceviamo? Le comunicazioni non devono andare perse e per questo vengono archiviate all'interno del proprio PC, nelle singole postazioni di lavoro del dipendente. Questo permette di avere un accesso rapido alla propria casella di posta, per monitorare in qualsiasi momento le proprie conversazioni online, ma a quale rischio?

Rischi dell'archiviazione delle email sul proprio PC

Salvare le conversazioni mail aziendali nel proprio PC può esporci a pesanti rischi. Le comunicazioni via mail spesso archiviate nel proprio terminale possono essere soggette ai guasti del PC. Spesso non vengono generate copie delle comunicazioni via posta elettronica e questo può comportare una perdita irreparabile di dati preziosi e danneggiare pesantemente il proprio lavoro.

Quale soluzione adottare?

Una gestione ottimale e funzionale della posta elettronica prevede l'implementazione di un sistema di archiviazione centralizzato. Abbandoniamo quindi l'usanza di salvare tutto in PC diversi, una pratica che può rivelarsi rischiosa e controproducente. Un archivio centrale offre la possibilità di gestire tutta la posta in maniera veloce, sicura e affidabile. Scopriamone alcuni vantaggi:

• archiviazione della posta secondo preferenze di gestione (per cliente, commessa, data…)
• attribuzione di ruoli e permessi nella gestione e visualizzazione dell'archivio centrale
• backup integrato della posta, che garantisce il ripristino delle email eliminate 50GB di spazio a disposizione per ogni casella di posta in arrivo calendario appuntamenti condiviso con i colleghi
• accesso alla proprie email da qualsiasi dispositivo senza duplicati
• accesso alle proprie email da posizioni geografiche differenti
• accesso alla posta elettronica anche in caso di interruzione della connessione internet nella propria sede aziendale

I motivi per passare ad una struttura di archiviazione centralizzata sono molti. Possiamo guidarti nella scelta della soluzione migliore, quella adatta alla tua azienda e al tuo personale.

Scopri l'offerta di prodotti e di servizi offerti da Soluzionidigitali per la gestione della poste elettronica: per un uso appropriato e strategico degli strumenti aziendali per il settore ICT.